Dit is het privacy statement van de gemeente Zundert voor de verwerking van persoonsgegevens met de applicatie LIAS InControl van Inergy. Het primaire doel van deze applicatie is te komen tot kwalitatieve planning & control producten, zoals een begroting, een jaarrekening, een zomernota en bestuursrapportages.
Verwerkingsverantwoordelijk
Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens is het college van B&W van de gemeente Zundert, Markt 1, 4881 CN Zundert, gemeente@zundert.nl, 076 5995 600.
Welke persoonsgegevens
Binnen de applicatie LIAS InControl worden de volgende persoonsgegevens verwerkt.
Betrokkenen medewerkers, waaronder applicatiebeheerders:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
Betrokkenen bestuurders:
- Voornaam
- Achternaam
- Zakelijk e-mailadres
Er worden geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens verwerkt.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden verwerkt om betekenis te kunnen geven aan de rol die een betrokkene heeft binnen de P&C-werkprocessen en -producten. Persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de bereikbaarheid van functionarissen met een rol binnen de P&C- werkprocessen en -producten.
Op basis van welke Avg-grondslag verwerken wij persoonsgegevens
Het college van B&W heeft de taak vanuit de Gemeentewet en de Financiële Verordening 212 gemeente Zundert om P&C-producten te vervaardigen en ter vaststelling voor te leggen aan de raad De Avg-grondslag is dus algemeen belang/openbaar gezag.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens
In de applicatie LIAS InControl van Inergy worden uw persoonsgegevens bewaard zolang als het noodzakelijk is voor het bereiken van het doel van de verwerking. De P&C-producten zelf kennen een wettelijke blijvende bewaartermijn. De applicatie slaat data op in de cloud.
Geautomatiseerde besluitvorming
Bij het verwerken van persoonsgegevens met de applicatie LIAS InControl wordt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering toegepast.
Delen van persoonsgegevens
De P&C-producten worden openbaar gepubliceerd. Voor zover het namen betreft van medewerkers worden de P&C-producten vóór publicatie geanonimiseerd. Namen van personen die in naam van de gemeente naar buiten treden (burgemeester, gemeentesecretaris, griffier) mogen wel openbaar gepubliceerd worden. Persoonsgegevens van betrokkenen worden niet buiten de organisatie gedeeld.
De leverancier van LIAS InControl Inergy verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de gemeente Zundert. Met de leverancier zijn schriftelijke privacyafspraken gemaakt.
De applicatie koppelt met het informatiesysteem Key2Financien waarmee data actueel en juist worden gehouden. Een koppeling met Power BI voor managementinformatie is mogelijk. Het genereren van managementinformatie vindt plaats op een niveau waarbij gegevens niet meer herleidbaar zijn tot natuurlijke personen.
Hoe worden persoonsgegevens beveiligd
Voor ingebruikname van LIAS InControl is de applicatie gescreend op informatieveiligheid. De informatiebeveiligingsnormen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn op het gebruik van de applicatie van toepassing. De applicatie maakt gebruik van multifactor authenticatie, beveiligde verbindingen en het gemeentelijke autorisatie- en wachtwoordenbeleid.
Rechten van betrokkenen
De Avg geeft betrokkenen verschillende rechten. U kunt uiteraard van deze rechten gebruik maken. Daarvoor verwijzen wij u naar de informatie op onze website, www.zundert.nl/nieuws/avg.
Klachten of vragen
Voor klachten of vragen over de verwerking van persoonsgegevens met de applicatie LIAS InControl van Inergy kunt u contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming van de gemeente Zundert, privacy@zundert.nl of 076 5995 600.