Bedrijfsvoering

In een snel veranderende samenleving is een solide bedrijfsvoering randvoorwaardelijk om onze taken en ambities waar te kunnen maken. De verschillende onderdelen van onze bedrijfsvoering en interne dienstverlening (HR, financiën, informatievoorziening, communicatie, huisvesting, facilitaire zaken) zijn cruciaal om goed op orde te hebben zodat we de organisatie en medewerkers in staat stellen om optimale dienstverlening te kunnen bieden én ambities te kunnen waarmaken. De bedrijfsvoeringsparagraaf geeft inzicht in hoe wij onze interne organisatie zodanig ontwikkelen dat we effectief, toekomstbestendig en betrouwbaar blijven opereren.

Onze koers richt zich op het investeren in mens en technologie, stimuleren van samenwerking en flexibiliteit. In alles staat de maatschappelijke opgave centraal: betere dienstverlening, efficiënte processen en het waarborgen van publieke waarden zoals transparantie en privacy.

Rechtmatigheid en interne beheersing

Vanaf 2023 moet er een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgelegd. Deze is opgenomen in de jaarrekening. Het gaat over de rechtmatigheidscriteria: begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Per criterium wordt hier onder de status aangegeven

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten.

Deze begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en worden daarmee als acceptabel geduid.

In de financiële verordening 212 is onder artikel 12, lid 3 het volgende opgenomen:

Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

De afwijkingen zijn kleiner dan €40.000 en worden dan ook niet nader toegelicht.

LASTEN

Er zijn begrotingsonrechtmatigheden op programma 2 en programma 3.

In de financiële verordening 212 is onder artikel 12, lid 4 het volgende opgenomen:

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

De overschrijding op programma 2 is € 878.000. Dit betreft vooral hogere kosten voor facilitaire projecten en omgevingsplannen. Hier staan meer opbrengsten tegenover. De overschrijding is hiermee acceptabel. Volgend jaar gaan we hier bij de 2e bestuursrapportage eerder een controle uitvoeren, zodat we zowel de baten als de lasten gaan begroten.

De overschrijding op programma 3 is € 145.000. Dit betreffen verschillende mutaties met positieve en negatieve afwijkingen. Deze worden ook in het programma toegelicht. De overschrijding op jeugd betreft een open-einde regeling. Tegenover andere overschrijdingen staan ook baten. Daarmee is ook deze overschrijding acceptabel.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen / voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Bij alle inkopen die Europees aanbesteed moeten worden, is dit ook gebeurd, behalve bij 2 aankopen.

De onrechtmatigheden zijn:

1. Het rioolonderhoud is niet juist aanbesteed. Dit betreft een meervoudig onderhandse aanbesteding. De werkelijke uitgaven in 2025 zijn hoger dan het maximum dat in het contract is aangegeven. Hierdoor komen we boven de Europese aanbestedingsgrens uit. Wij zijn met het inkoopbureau in overleg geweest over de oorzaak hiervan en hebben besproken wat we gaan doen om dit te voorkomen. De onrechtmatigheid is € 500.585. Inmiddels is het huidige contract met de leverancier opgezegd en vindt er een nieuwe aanbesteding plaats. Dit betreft een Europese aanbesteding en de verwachting is dat de opdracht 1 juli 2026 gegund kan worden. In tussentijd is het college gevraagd om af te wijken van het inkoopbeleid en de huidige leverancier de opdracht tijdelijk te gunnen om de continuïteit te waarborgen.

2. De uitgaven voor het groenonderhoud zijn niet rechtmatig. De maximale opdrachtwaarde in het kader van deze raamovereenkomst is in de aanbestedingsleidraad gesteld op € 800.000 per jaar, dus totaal € 3.200.000. De werkelijke opdrachtwaarde is € 3.996.846. Dit betekent een onrechtmatigheid van € 796.846. Inmiddels is de overeenkomst opgezegd en is het mechanisch onderhoud opnieuw aanbesteed. Daarnaast wordt het handmatig onderhoud vanaf 1 mei 2026 uitgevoerd door de WVS middels quasi inbesteding.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen. Hier zijn geen bevindingen.

Bevinding

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: