Bedrijfsvoering

Rechtmatigheid

Vanaf 2023 moet er een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgelegd. Deze is opgenomen in de jaarrekening. Het gaat over de rechtmatigheidscriteria: begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Per criterium wordt hier onder de status aangegeven

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten. Er zijn ten aanzien van de kredieten 2 overschrijding > € 25.000.

Krediet 7.23.05 laat een overschrijding zien, aangezien er in het 4e kwartaal is gebleken dat er tijdens de uitvoer van de werkzaamheden aanvullende kosten zijn gekomen voor verkeersregelaars en omdat er onvoorziene kosten kwamen. Bij de 1e berap 2025 wordt hier aanvullend krediet voor gevraagd.

Krediet 7.24.19 laat een overschrijding zien, aangezien er een aantal pompgemalen in 2024 geleverd zijn, terwijl deze voor boekjaar 2025 waren voorzien. Vanaf boekjaar 2025 is hiervoor aanvullend krediet beschikbaar.

De kredieten 7.24.01 en 7.24.06 laten een minimale overschrijding zien en deze is binnen het financieel kader van € 25.000 zoals dit is opgenomen in de financiële verordening 212.

Wij hebben bij geen enkel programma een overschrijding van de lasten. Er is geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen / voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Bij alle inkopen die Europees aanbesteed moeten worden, is dit ook gebeurd, behalve bij 1 aankoop. Dit betreft de inzet van 2 handhavers. Verlenging was noodzakelijk anders kwam de bedrijfsvoering in het gedrang. Het contract is per juli 2024 beëindigd. Daarnaast is het proces voor inhuur personeel verder aangescherpt, zodat dit niet meer kan voor komen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen. Hier zijn geen bevindingen.

Bevinding

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen:

Personeel

Cao-gemeenten

Er is een Cao-gemeenten afgesloten voor de periode 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025. Er is een salarisverhoging van 4,75% afgesproken per januari 2024 en van 1,25% per oktober 2024. Verder is er een verhoging afgesproken voor onregelmatige diensten en beschikbaarheidsdiensten. Vanaf 2025 wordt er 1 bovenwettelijke vakantiedag toegevoegd aan het verlof en is het percentage toe te kennen arbeidsmarkttoelage verhoogd van 10% naar 15%. De opzegtermijn is opgerekt naar 2 maanden. Beleidsmatig is in de Cao afgesproken dat iedere gemeente een vitaliteitsbeleid ontwikkelt in overleg met de ondernemingsraad en ook moet het onderwerp werkdruk bespreekbaar gemaakt worden. Voor gemeente Zundert staat dit gepland in 2025. In het najaar van 2024 zijn de onderhandelingen voor de Cao van 1 april 2025 e.v. weer aangevangen.

Aantrekkelijk werkgeverschap

De arbeidsmarkt zal de komende jaren uitdagend blijven. Als gemeente is het belangrijk om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven. Op cao-niveau wordt hier landelijk op geanticipeerd. Met de Zundertse manier van werken waarin de mensen het verschil maken en waar de maximale verbinding tussen talenten van mensen en opgavegericht werken wordt gezocht zetten we in op het zijn van aan aantrekkelijke werkgever. De volgende fase in de doorontwikkeling zal in 2025 zijn beslag krijgen. Het zijn en blijven van een aantrekkelijk werkgever zal hierin gepositioneerd worden.

Dienstverlening

We werken continue hard aan het verbeteren van de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en verenigingen. Dit doen we onder andere aan de hand van de vier sporen uit de bestuursopdracht dienstverlening: De Belofte aan Zundert, Jij bent er voor Zundert, de Netwerkende gemeente en Meten, weten, verbeteren. De focus in de eerste helft van 2024 lag op de belofte ''Jij krijgt altijd een reactie'' en in de tweede helft op “Wij zijn direct en duidelijk”. We zien nu ook de effecten van deze aanpak. Uit data bleek dat we in december 2024 onze belofte ‘binnen twee werkdagen terugbellen’ hebben bereikt en dat we een gemiddeld cijfer van 7,6 halen voor het tevredenheidsonderzoek in Signalen.

Huisvesting & algemene ondersteuning

In 2024 hebben er drie aanbestedingen plaatsgevonden: schoonmaak Raadhuis/Ambachten, drukwerk en kantoorartikelen. Deze hebben geresulteerd in nieuwe contracten voor de komende vier jaar.

We hebben service management software in gebruik genomen. In deze tool kunnen vragen, incidenten en verzoeken worden vastgelegd, toegewezen en gevolgd worden. We zijn gestart met de implementatie voor het team Facilitair. Later kan deze tool breder in de organisatie worden ingezet. Door het inzetten van een tool kunnen we de kwetsbare programma’s ondersteunen en ontlasten, krijgen we meer inzage en kunnen we self service (zelfredzaamheid medewerkers) vergroten.

Informatievoorziening & dienstverlening

De resultaten van de inspectie Archief- en informatiebeheer die in 2024 is uitgevoerd in het kader van het interbestuurlijk toezicht door de provincie hebben ons overtuigd dat er forse inspanningen nodig zijn om het informatie en archiefbeheer op orde te krijgen om te voldoen aan de wettelijke eisen. In 2024 hebben we een aantal grote stappen gezet om de informatiehuishouding gestructureerd steeds beter op orde te brengen. De opgave is complex en meerjarig. In 2024 hebben we belangrijke stappen gezet, waaronder:

• Na de succesvolle implementatie van de Centric Leefomgeving (CLO) in 2023 hebben we in 2024 conform de nieuwe Omgevingswet gewerkt en de laatste acties genomen om kinderziekten met het nieuwe systeem en manier van werken op te lossen.
• We hebben een inventarisatie voor de Wmebv afgerond en zijn – in samenwerking met de andere Equalit gemeenten – gestart met aanpassingen om voor alle diensten een digitaal kanaal voor inwoners en ondernemers te kunnen bieden.
• We hebben het verbeterplan Archief- en informatiebeheer vastgesteld. Deze is ook goedgekeurd door de provincie.
• We hebben diverse acties opgestart en uitgevoerd ten aanzien van archief- en informatiebeheer zoals ook opgenomen in het Verbeterplan. Hieronder het overbrengen van het fysieke archief, vernieuwen van handboeken voor vernietiging en vervanging en herijking van het kwaliteitssysteem.
• We hebben een informatiebeleidsplan 2025-2029 opgesteld waarin een meerjarige ontwikkeling is uitgestippeld aan hand de van drie sporen (procesgericht werken, datagedreven werken en organisatie).
• We hebben een start gemaakt met het informatiebeheerplan dat in voorjaar 2025 gereed zal zijn.

Daarnaast hebben we grote stappen gezet om de personele bezetting op informatie- en procesbeheer en informatiemanagement te versterken binnen de bestaande financiële ruimte. We hebben openstaande vacatures kunnen vervullen en kregen vervolgens wederom te maken met uitval of vertrek van medewerkers en hebben daarna wederom stappen gezet voor de personele bezetting.

Inwoner- en overheidsparticipatie

We hebben uitvoering gegeven aan inwoner- en/of overheidsparticipatie vanuit onze ambitie, visie en doelstellingen. Vanuit onze ambitie en visie uitvoering gegeven aan de Buurtbijdrage. Dit heeft geresulteerd in 11 toegekende aanvragen. We hebben een start gemaakt om de visie op participatie tegen het licht te houden en onze aanpak op onderdelen te verbeteren zodat deze blijft aansluiten bij de tijd van nu én de leefwereld van onze inwoners. Tot slot heeft de rekenkamer besloten onderzoek te doen naar inwoners- en overheidsparticipatie. Verwachting is dat medio 2025 de resultaten van dit onderzoek er zijn.

Er zijn verschillende (inwoners)initiatieven gerealiseerd (hondenspeelveld Rijsbergen en Klein Zundert, herinrichting openbare ruimte Bremakker, insectenhotel Wernhout). De kinderraad heeft wederom een top-6 van ideeën gemaakt en daarbij hebben we hen ondersteund. Het inwonersplatform Samen Zundert wordt actief gebruikt voor verschillende initiatieven om vorm te geven aan digitale inwonersparticipatie.

Global goals

“In 2024 heeft de gemeente Zundert belangrijke stappen gezet om de werelddoelstellingen – de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties – verder te verankeren in het gemeentelijk beleid en de dagelijkse uitvoering.

Onze ambitie is om duurzaamheid, inclusiviteit en sociale rechtvaardigheid structureel te integreren in ons werk. Dit doen we door de werelddoelstellingen vanaf 2025 als leidraad te gebruiken bij beleidsontwikkeling, besluitvorming en uitvoering.

Om onze voortgang te meten, hebben we de werelddoelstellingen opgenomen in de raadsvoorstellen om inzichtelijk te maken aan welke doelstellingen we hebben bijgedragen. In juli 2025 wordt dit proces geëvalueerd. Dit helpt ons om transparant te rapporteren en waar nodig bij te sturen.

Met deze inspanningen werken we aan een toekomstbestendige gemeente met een Brede Welvaart, waarin economische groei, sociale vooruitgang en milieubescherming hand in hand gaan. In het komende jaar blijven we ons inzetten om de werelddoelstellingen nog verder te integreren en onze impact te vergroten.”

Informatiebeveiliging & privacy

In 2024 is verder gebouwd aan een stevige basis voor de bescherming van persoonsgegevens. Daarbij diende het in 2023 vastgestelde gemeentelijke privacybeleid als uitgangspunt. Het actueel houden van het “Register van verwerkingen” vraagt doorlopende aandacht. Verder is er onder meer een Avg klachtenprocedure opgesteld en gepubliceerd en er werd meegewerkt aan een privacy protocol voor binnengemeentelijke gegevensdeling ondermijning. Bewustmaking van de organisatie op het gebied van informatiebeveiliging en privacy is ieder jaar een belangrijk thema. Informatieveiligheid en privacy hebben afgelopen jaar een goede vooruitgang geboekt. Het afgelopen jaar stond in het teken van het krijgen van inzicht en overzicht in de volledige informatiehuishouding. In opzet en bestaan is door de gemeente in beginsel voldaan aan de gestelde normen en maatregelen.

Er is een Bedrijf Continuïteits Plan (BCP) vastgesteld. Hiermee heeft de organisatie een stap gezet in het voorbereiden op het kunnen managen van een (digitale) crisis, waarbij is aangesloten op de reeds bestaande gemeentelijke crisisorganisatie.

Vanuit de ENSIA verantwoording komt naar voren dat de organisatie op de goede weg is en voor de basisregistraties voldoet aan de normen. De externe audits voor DigiD en Suwinet zijn positief afgerond en door de auditor door middel van een assurance verklaring bevestigd. De BRP, PUN, BAG, BGT en BRO zijn allen boven de norm afgerond.

Er zijn in 2024 48 incidenten gemeld, waarvan 17 datalekken, waarbij er 4 gemeld zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).